Khi tuyển dụng nhân viên thu mua, hãy chỉ định một người chịu trách nhiệm cho mỗi nhiệm vụ sau: tiếp nhận hồ sơ, xem xét hồ sơ, phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn cuối cùng. Nếu công ty nhỏ, cùng một người có thể đảm nhiệm tất cả các nhiệm vụ này, nhưng mỗi bước vẫn cần có điều kiện hoàn thành rõ ràng.
Chúng ta hãy bắt đầu với những sản phẩm đầu ra của công việc này.
Vị trí này sẽ bao gồm việc so sánh giá cả, thời gian giao hàng và đảm bảo các thông số kỹ thuật phù hợp. Trước khi tuyển dụng, chúng ta nên thảo luận về tầm quan trọng của sự tỉ mỉ, ý thức về thời hạn và việc đặt câu hỏi để xác nhận những khía cạnh nào cần được đào tạo trước khi làm việc và những khía cạnh nào có thể được sắp xếp. Các nhiệm vụ hoặc ca làm việc khác nhau cần được giải thích riêng.
Ví dụ về lịch trình hàng tuần
- Đầu tuần, người quản lý tuyển dụng xác nhận các nhiệm vụ, thời gian, địa điểm và phạm vi lương thưởng, và bộ phận hành chính sẽ sắp xếp các hồ sơ nhận được.
- Trong tuần, hãy xem xét lại bản phân tích sơ yếu lý lịch và dữ liệu gốc, đồng thời làm rõ bất kỳ điểm nào còn thiếu sót về thông tin liên quan đến chi tiết, ngày giao hàng và thông số kỹ thuật.
- Sau khi xem xét, thư mời làm bài kiểm tra sơ bộ sẽ được gửi đi, trong đó nêu rõ số lượng câu hỏi, thời hạn và thông tin liên hệ để giải quyết khó khăn.
- Sau khi các ứng viên được lựa chọn, người giám sát sẽ xem xét báo cáo và quyết định có tiến hành phỏng vấn hay tuyển chọn bổ sung; các bước tiếp theo sẽ được thông báo đồng thời.
Đây là một ví dụ về lịch trình, có thể được điều chỉnh theo lịch trình của ứng viên. Mỗi lời mời nên có một khoảng thời gian phản hồi; không cần phải đợi đến cuối tuần để giải quyết các vấn đề phát sinh.
Các giám sát viên và nhà quản lý bàn giao trách nhiệm như thế nào?
Nhân viên hành chính chịu trách nhiệm theo dõi tình trạng các tài liệu và thông báo đã nhận; người giám sát đánh giá bằng chứng và các điều kiện cần thiết cho công việc. Khi năng lực chuyên môn đòi hỏi kinh nghiệm thực tế hoặc các dự án đã hoàn thành cần được xác nhận, nhân viên có trình độ chuyên môn sẽ được phân công hỗ trợ.
Đối với việc mua hàng, bạn có thể sử dụng bài phỏng vấn giả định này: Cung cấp hai báo giá giả định và yêu cầu người phỏng vấn xác minh các thông số kỹ thuật, số lượng, ngày giao hàng và bất kỳ điều kiện nào chưa được nêu rõ. Khi xem xét, hãy chú ý so sánh các báo giá có thông số kỹ thuật giống hệt nhau, chỉ ra những điểm khác biệt ngoài giá cả và đặt câu hỏi tiếp theo mà không đưa ra giả định.
Cần điều chỉnh những gì sau mỗi vòng đấu?
Nếu nhiều người có quan niệm khác nhau về tính tỉ mỉ, trước tiên hãy xem xét lại lời giải thích của nhân viên toàn thời gian; nếu vấn đề bế tắc vì người giám sát chưa phản hồi, hãy ấn định một khoảng thời gian xem xét cố định. Sử dụng các công cụ có thể giúp sắp xếp thông tin, nhưng công ty vẫn cần hoàn tất việc truyền đạt thông tin và đưa ra các quyết định về nhân sự.
Bước tiếp theo có thể tham khảo quy trình ba bước từ sơ yếu lý lịch đến phỏng vấn dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ không có bộ phận nhân sự .
Tìm hiểu kế hoạch hệ thống phỏng vấn dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Gói MIND Interview dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ có giá 3.000 Đài tệ/tháng trong sáu tháng , bao gồm 50 phân tích hồ sơ và tổng cộng 15 cuộc phỏng vấn bằng AI trong vòng sáu tháng . Gói này giúp bạn sàng lọc hồ sơ, tiến hành phỏng vấn vòng đầu trực tuyến và lập báo cáo. Công ty của bạn sẽ xem xét kết quả và đưa ra quyết định tuyển dụng.
Sau khi đã chuẩn bị xong các vị trí tuyển dụng, số lượng hồ sơ dự tuyển dự kiến và số lượng ứng viên được phỏng vấn, bạn có thể xác nhận lại với nhóm xem kế hoạch có phù hợp hay không và cách bắt đầu sử dụng nó.
Câu hỏi thường gặp
Các câu hỏi mà chủ doanh nghiệp và HR thường quan tâm:
Nếu không có nhân sự chuyên trách, ai sẽ chịu trách nhiệm xem xét và xác minh ban đầu các quy trình mua sắm?
Việc này có thể do cấp trên hoặc người phụ trách đảm nhiệm, với sự hỗ trợ hành chính trong việc tổng hợp dữ liệu và thông báo. Các nhiệm vụ chuyên môn nên được giao cho những cá nhân có khả năng đánh giá trình độ kỹ năng này.
Sau bài kiểm tra tuyển dụng ban đầu, tôi có thể bổ sung thêm bằng chứng về khả năng làm việc của mình bằng cách nào?
Hai báo giá giả định sẽ được cung cấp. Vui lòng kiểm tra kỹ các thông số kỹ thuật, số lượng, ngày giao hàng và bất kỳ điều kiện nào không được liệt kê. Điều quan trọng là so sánh các báo giá có thông số kỹ thuật giống hệt nhau, chỉ ra những điểm khác biệt ngoài giá cả và đặt câu hỏi bổ sung mà không đưa ra giả định. Bản tóm tắt cuộc phỏng vấn ban đầu sẽ được công ty sắp xếp và xem xét và sẽ không được coi là quyết định tuyển dụng cuối cùng.