Khi tuyển dụng nhân viên kiểm soát chất lượng, hãy phân công mỗi người chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ sau: tiếp nhận tài liệu, xem xét tài liệu, phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn cuối cùng. Nếu công ty nhỏ, cùng một người có thể đảm nhiệm tất cả các nhiệm vụ này, nhưng mỗi bước vẫn cần có điều kiện hoàn thành rõ ràng.
Chúng ta hãy bắt đầu với những sản phẩm đầu ra của công việc này.
Vị trí này liên quan đến việc kiểm tra ngẫu nhiên, xử lý các trường hợp ngoại lệ và đình chỉ công việc. Trước khi tuyển dụng, chúng ta cần thảo luận về tầm quan trọng của sự tỉ mỉ, việc báo cáo các trường hợp ngoại lệ theo đúng quy trình và việc lưu giữ hồ sơ bằng văn bản. Chúng ta cần xác nhận những nội dung nào cần được đào tạo trước khi làm việc và những nội dung nào có thể được sắp xếp sau. Các nhiệm vụ hoặc ca làm việc khác nhau cần được giải thích riêng.
Ví dụ về lịch trình hàng tuần
- Đầu tuần, người quản lý tuyển dụng xác nhận các nhiệm vụ, thời gian, địa điểm và phạm vi lương thưởng, và bộ phận hành chính sẽ sắp xếp các hồ sơ nhận được.
- Trong tuần, hãy xem xét lại bản phân tích lý lịch và dữ liệu gốc, đồng thời làm rõ bất kỳ thiếu sót nào trong thông tin đã được kiểm tra kỹ lưỡng, dừng lại và ghi chép.
- Sau khi xem xét, thư mời làm bài kiểm tra sơ bộ sẽ được gửi đi, trong đó nêu rõ số lượng câu hỏi, thời hạn và thông tin liên hệ để giải quyết khó khăn.
- Sau khi các ứng viên được lựa chọn, người giám sát sẽ xem xét báo cáo và quyết định có tiến hành phỏng vấn hay tuyển chọn bổ sung; các bước tiếp theo sẽ được thông báo đồng thời.
Đây là một ví dụ về lịch trình, có thể được điều chỉnh theo lịch trình của ứng viên. Mỗi lời mời nên có một khoảng thời gian phản hồi; không cần phải đợi đến cuối tuần để giải quyết các vấn đề phát sinh.
Các giám sát viên và nhà quản lý bàn giao trách nhiệm như thế nào?
Nhân viên hành chính chịu trách nhiệm theo dõi tình trạng các tài liệu và thông báo đã nhận; người giám sát đánh giá bằng chứng và các điều kiện cần thiết cho công việc. Khi năng lực chuyên môn đòi hỏi kinh nghiệm thực tế hoặc các dự án đã hoàn thành cần được xác nhận, nhân viên có trình độ chuyên môn sẽ được phân công hỗ trợ.
Để kiểm soát chất lượng, bài tập mô phỏng này có thể được sử dụng trong các cuộc phỏng vấn tiếp theo: Với một hồ sơ lấy mẫu giả định và thời hạn giao hàng, hãy viết báo cáo về sự bất thường và các mục xác nhận tiếp theo. Trong quá trình xem xét, hãy chú ý mô tả lô hàng và sự khác biệt, giữ lại các tài liệu hỗ trợ và ủy quyền quyết định phê duyệt cho người chịu trách nhiệm được chỉ định.
Cần điều chỉnh những gì sau mỗi vòng đấu?
Nếu nhiều người có quan niệm khác nhau về tính tỉ mỉ, trước tiên hãy xem xét lại lời giải thích của nhân viên toàn thời gian; nếu vấn đề bế tắc vì người giám sát chưa phản hồi, hãy ấn định một khoảng thời gian xem xét cố định. Sử dụng các công cụ có thể giúp sắp xếp thông tin, nhưng công ty vẫn cần hoàn tất việc truyền đạt thông tin và đưa ra các quyết định về nhân sự.
Bước tiếp theo có thể tham khảo quy trình ba bước từ sơ yếu lý lịch đến phỏng vấn dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ không có bộ phận nhân sự .
Tìm hiểu kế hoạch hệ thống phỏng vấn dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Gói MIND Interview dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ có giá 3.000 Đài tệ/tháng trong sáu tháng , bao gồm 50 phân tích hồ sơ và tổng cộng 15 cuộc phỏng vấn bằng AI trong vòng sáu tháng . Gói này giúp bạn sàng lọc hồ sơ, tiến hành phỏng vấn vòng đầu trực tuyến và lập báo cáo. Công ty của bạn sẽ xem xét kết quả và đưa ra quyết định tuyển dụng.
Sau khi đã chuẩn bị xong các vị trí tuyển dụng, số lượng hồ sơ dự tuyển dự kiến và số lượng ứng viên được phỏng vấn, bạn có thể xác nhận lại với nhóm xem kế hoạch có phù hợp hay không và cách bắt đầu sử dụng nó.
Câu hỏi thường gặp
Các câu hỏi mà chủ doanh nghiệp và HR thường quan tâm:
Nếu không có người phụ trách nhân sự chuyên trách, ai sẽ chịu trách nhiệm cho việc kiểm tra chất lượng ban đầu?
Việc này có thể do cấp trên hoặc người phụ trách đảm nhiệm, với sự hỗ trợ hành chính trong việc tổng hợp dữ liệu và thông báo. Các nhiệm vụ chuyên môn nên được giao cho những cá nhân có khả năng đánh giá trình độ kỹ năng này.
Sau cuộc phỏng vấn kiểm soát chất lượng ban đầu, tôi có thể bổ sung năng lực làm việc của mình bằng bằng chứng như thế nào?
Với một biên bản kiểm tra giả định và thời hạn giao hàng, vui lòng viết báo cáo về sự bất thường và các mục xác nhận tiếp theo. Các điểm chính cần lưu ý là mô tả lô hàng và sự khác biệt, giữ lại tài liệu hỗ trợ và ủy quyền quyết định phê duyệt cho người chịu trách nhiệm được chỉ định. Quy trình sẽ được công ty sắp xếp và xem xét; bản tóm tắt ban đầu sẽ không được coi là quyết định tuyển dụng cuối cùng.