Khi tuyển dụng, hãy phân công một người chịu trách nhiệm cho mỗi nhiệm vụ sau: nhận hồ sơ ứng tuyển, xem xét hồ sơ, phỏng vấn vòng đầu và phỏng vấn vòng cuối. Nếu công ty nhỏ, cùng một người có thể đảm nhiệm tất cả các nhiệm vụ này, nhưng mỗi bước vẫn cần có điều kiện hoàn thành rõ ràng.
Chúng ta hãy bắt đầu với những sản phẩm đầu ra của công việc này.
Vị trí này đòi hỏi khả năng xử lý các trường hợp từ chối, theo dõi sát sao và giải thích rõ ràng các hạn chế. Trước khi đăng tuyển, chúng ta cần thảo luận xem ứng viên có sẵn sàng lên tiếng, có khả năng theo dõi sát sao và có thể giải thích trung thực các hạn chế của sản phẩm hay không, đồng thời xác nhận từng mục cụ thể về các khóa đào tạo trước khi làm việc cần thiết và những khóa nào có thể được sắp xếp. Các nhiệm vụ hoặc ca làm việc khác nhau cần được giải thích riêng.
Ví dụ về lịch trình hàng tuần
- Đầu tuần, người quản lý tuyển dụng xác nhận các nhiệm vụ, thời gian, địa điểm và phạm vi lương thưởng, và bộ phận hành chính sẽ sắp xếp các hồ sơ nhận được.
- Trong tuần, hãy xem xét lại bản phân tích sơ yếu lý lịch và dữ liệu gốc để làm rõ bất kỳ thiếu sót nào về thông tin liên quan đến thói quen giao dịch, theo dõi và các hạn chế về tính trung thực.
- Sau khi xem xét, thư mời làm bài kiểm tra sơ bộ sẽ được gửi đi, trong đó nêu rõ số lượng câu hỏi, thời hạn và thông tin liên hệ để giải quyết khó khăn.
- Sau khi các ứng viên được lựa chọn, người giám sát sẽ xem xét báo cáo và quyết định có tiến hành phỏng vấn hay tuyển chọn bổ sung; các bước tiếp theo sẽ được thông báo đồng thời.
Đây là một ví dụ về lịch trình, có thể được điều chỉnh theo lịch trình của ứng viên. Mỗi lời mời nên có một khoảng thời gian phản hồi; không cần phải đợi đến cuối tuần để giải quyết các vấn đề phát sinh.
Các giám sát viên và nhà quản lý bàn giao trách nhiệm như thế nào?
Nhân viên hành chính chịu trách nhiệm theo dõi tình trạng các tài liệu và thông báo đã nhận; người giám sát đánh giá bằng chứng và các điều kiện cần thiết cho công việc. Khi năng lực chuyên môn đòi hỏi kinh nghiệm thực tế hoặc các dự án đã hoàn thành cần được xác nhận, nhân viên có trình độ chuyên môn sẽ được phân công hỗ trợ.
Để phục vụ mục đích kinh doanh, bài tập mô phỏng này có thể được sử dụng trong các cuộc phỏng vấn tiếp theo: Đưa ra một nhu cầu giả định của khách hàng và những hạn chế của sản phẩm, rồi yêu cầu họ viết ra ba câu hỏi tiếp theo. Khi xem xét phản hồi, hãy chú ý làm rõ nhu cầu và điều kiện ra quyết định, ghi lại các bước tiếp theo và giải thích một cách trung thực bất kỳ yêu cầu nào không thể đáp ứng được.
Cần điều chỉnh những gì sau mỗi vòng đấu?
Nếu nhiều người có quan điểm khác nhau về việc dám lên tiếng, trước tiên hãy làm rõ tình trạng thiếu nhân sự toàn thời gian; nếu vấn đề bế tắc vì người giám sát chưa phản hồi, hãy duy trì một khoảng thời gian xem xét cố định. Sử dụng các công cụ có thể giúp sắp xếp thông tin, nhưng công ty vẫn cần hoàn tất việc giao tiếp và đưa ra quyết định tuyển dụng.
Bước tiếp theo có thể tham khảo quy trình ba bước từ sơ yếu lý lịch đến phỏng vấn dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ không có bộ phận nhân sự .
Tìm hiểu kế hoạch hệ thống phỏng vấn dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Gói MIND Interview dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ có giá 3.000 Đài tệ/tháng trong sáu tháng , bao gồm 50 phân tích hồ sơ và tổng cộng 15 cuộc phỏng vấn bằng AI trong vòng sáu tháng . Gói này giúp bạn sàng lọc hồ sơ, tiến hành phỏng vấn vòng đầu trực tuyến và lập báo cáo. Công ty của bạn sẽ xem xét kết quả và đưa ra quyết định tuyển dụng.
Sau khi đã chuẩn bị xong các vị trí tuyển dụng, số lượng hồ sơ dự tuyển dự kiến và số lượng ứng viên được phỏng vấn, bạn có thể xác nhận lại với nhóm xem kế hoạch có phù hợp hay không và cách bắt đầu sử dụng nó.
Câu hỏi thường gặp
Các câu hỏi mà chủ doanh nghiệp và HR thường quan tâm:
Nếu không có người phụ trách nhân sự chuyên trách, ai sẽ chịu trách nhiệm sàng lọc và xem xét ban đầu các đơn xin việc?
Việc này có thể do cấp trên hoặc người phụ trách đảm nhiệm, với sự hỗ trợ hành chính trong việc tổng hợp dữ liệu và thông báo. Các nhiệm vụ chuyên môn nên được giao cho những cá nhân có khả năng đánh giá trình độ kỹ năng này.
Sau buổi phỏng vấn xin việc ban đầu, tôi có thể bổ sung thêm bằng chứng về khả năng làm việc của mình như thế nào?
Hãy đưa ra các nhu cầu giả định của khách hàng và những hạn chế của sản phẩm, đồng thời viết ra ba câu hỏi tiếp theo. Mấu chốt là làm rõ nhu cầu và điều kiện ra quyết định, ghi lại các bước tiếp theo và giải thích trung thực bất kỳ yêu cầu nào không thể đáp ứng được. Bản tóm tắt phỏng vấn ban đầu sẽ được công ty sắp xếp và xem xét, và sẽ không được coi là quyết định tuyển dụng cuối cùng.