Sau buổi phỏng vấn, nếu bạn chỉ nói "Mọi việc diễn ra tốt đẹp" và "Họ rất lịch sự", thì rất khó để nhớ chính xác từng người đã nói gì khi so sánh các ứng viên vài ngày sau đó. Mục đích của bộ công cụ phỏng vấn tại cửa hàng là chuẩn bị trước các câu hỏi cần đặt ra, các điều kiện cần xác nhận và câu trả lời.
Dưới đây là mẫu văn bản mà các quản lý cửa hàng và nhân sự có thể sử dụng trực tiếp, áp dụng cho việc tuyển dụng toàn thời gian, bán thời gian và linh hoạt tại cửa hàng. Trước khi sử dụng, vui lòng chọn chủ đề dựa trên vị trí tuyển dụng, thay đổi tình huống công việc và đảm bảo rằng người phỏng vấn cho cùng một vị trí tuyển dụng sử dụng các câu hỏi cốt lõi nhất quán.
Phần 1: Danh sách kiểm tra trước phỏng vấn
- Chức danh công việc, địa điểm cửa hàng và các nhiệm vụ chính của công việc đã được xác định rõ ràng.
- Các ca làm việc cần thiết, số giờ làm việc dự kiến, mức lương và các arrangements đào tạo đã được tổng hợp.
- Những thông tin về kinh nghiệm và thời gian cần bổ sung trong sơ yếu lý lịch đã được đánh dấu.
- Các vấn đề cốt lõi và các lĩnh vực quan sát trọng điểm tương ứng cho nghiên cứu này đã được lựa chọn.
- Các ứng viên đã được thông báo về phương thức phỏng vấn, thời gian dự kiến và thông tin liên hệ.
Bạn có thể tham khảo cách sắp xếp khoảng 20 đến 25 phút sau đây, rồi điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế: Đầu tiên, dành 3 phút giới thiệu công việc, 5 phút xác nhận điều kiện, 10 đến 12 phút thảo luận ba câu hỏi trọng tâm về tình huống, và cuối cùng dành 3 đến 5 phút cho ứng viên đặt câu hỏi và xác nhận bước tiếp theo. Đây chỉ là ví dụ về quy trình, không cần thiết phải ngắt quãng những phần giải thích cần thiết để tiết kiệm thời gian.
Phần Hai: Câu hỏi phỏng vấn cho sáu cửa hàng
1. Dịch vụ khách hàng: Nếu khách hàng nói, "Tôi không biết nên mua cái nào," bạn sẽ hỏi điều gì đầu tiên?
Câu hỏi tiếp theo: "Nếu một khách hàng có ngân sách hạn chế và đang phân vân giữa hai mặt hàng, bạn sẽ giới thiệu chúng như thế nào?"
Quan sát: Người dùng có xác nhận được mục đích sử dụng, nhu cầu và ngân sách trước khi so sánh các lựa chọn không? Họ có tham khảo các nguồn thông tin khi thông tin không đầy đủ không? Nếu người dùng chỉ trả lời "đề xuất lựa chọn đắt nhất", cần phải cung cấp lý do cho đề xuất đó.
2. Trong giờ cao điểm: Bạn xử lý như thế nào khi có hàng dài người xếp hàng chờ thanh toán, điện thoại reo và mọi người hỏi về sản phẩm?
Câu hỏi tiếp theo: "Nếu chỉ có bạn và một đồng nghiệp tại hiện trường, các bạn sẽ phân chia nhiệm vụ như thế nào?"
Quan sát: Bạn có thể giải thích quy trình xử lý đơn hàng, cách giao tiếp với những người đang chờ và khi nào cần yêu cầu hỗ trợ không? Quy định của cửa hàng có thể khác nhau; trước tiên bạn có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về tình huống và sau đó quan sát xem phía bên kia điều chỉnh như thế nào.
3. Xử lý các trường hợp bất thường: Bước đầu tiên của bạn là gì nếu khách hàng báo cáo số tiền thanh toán không chính xác?
Câu hỏi tiếp theo: "Nếu sau khi xác minh mà vẫn không tìm ra nguyên nhân, anh/chị sẽ liên hệ với ai để xác nhận? Anh/chị sẽ trả lời khách hàng như thế nào?"
Quan sát: Liệu các mặt hàng, giá cả và thông tin giao dịch có được kiểm tra trước và xử lý theo đúng thẩm quyền hay không; liệu những vấn đề cần xác nhận thêm có được giải thích rõ ràng để tránh việc hứa hẹn hoàn tiền hoặc giảm giá mà không có đủ thông tin hay không.
4. Khả năng học tập: Hãy chia sẻ một trải nghiệm khi học một thao tác mới lạ.
Câu hỏi tiếp theo: "Làm thế nào để bạn nhớ các bước? Làm thế nào để bạn xác nhận rằng thao tác đã đúng? Làm thế nào để bạn điều chỉnh nếu có sai sót?"
Quan sát: Bạn có thể mô tả các phương pháp thực hành, xác nhận và sửa lỗi không? Những người không có kinh nghiệm làm việc có thể trả lời bằng cách sử dụng các hoạt động, khóa học hoặc các kinh nghiệm học tập khác.
5. Bàn giao công việc nhóm: Nếu trước khi tan ca mà vẫn còn yêu cầu của khách hàng chưa được giải quyết, bạn sẽ để lại gì?
Câu hỏi tiếp theo: "Nếu người đồng nghiệp tiếp nhận ca làm việc rất bận, làm sao bạn có thể chắc chắn rằng họ biết về việc này?"
Nhận xét: Liệu các yêu cầu, các bước đã hoàn thành, các nhiệm vụ đang chờ xử lý và thời hạn có thể được giải thích rõ ràng không, và liệu có thể xác nhận rằng sẽ có người tiếp quản công việc này không?
6. Sắp xếp công việc: Dựa trên ca làm việc của vị trí này, bạn có thể làm việc vào những khung giờ nào?
Câu hỏi tiếp theo: "Những khoảng thời gian nào cần được xác nhận lại? Nếu có bất kỳ thay đổi nào trong tương lai, bạn sẽ thảo luận với bộ phận lập lịch như thế nào?"
Lưu ý: Ghi rõ các khoảng thời gian khả thi, các phần chưa được xác nhận và ngày xác nhận tiếp theo. Câu hỏi này được sử dụng để xác minh các thỏa thuận công việc và tránh suy luận về năng lực phục vụ không đủ do không thể phối hợp với một ca làm việc cụ thể.
Phần Ba: Mẫu Biên Bản Đánh Giá Phỏng Vấn
Bạn có thể sao chép các trường thông tin sau vào một tệp nội bộ, giữ một bản sao cho mỗi ứng viên. Đây là cách ghi chép được đề xuất cho các cuộc phỏng vấn trực tiếp và không có nghĩa là nền tảng có sẵn các trường thông tin tương tự hoặc sẽ tự động chấm điểm dựa trên chúng.
Bản ghi phỏng vấn cửa hàng
Ứng viên/Vị trí/Cửa hàng: ［Điền vào］
Ngày phỏng vấn/Người phỏng vấn: ［Điền vào］
Giờ làm việc/ngày bắt đầu khả dụng: ［Vui lòng điền vào chỗ trống; vui lòng cho biết bất kỳ mục nào chưa được xác nhận.］
Tiêu đề và phạm vi công việc: ［Ví dụ: dịch vụ khách hàng, xử lý ngoại lệ］
Bằng chứng cho phản hồi: ［Hãy ghi lại các bước cụ thể hoặc những điểm chính của văn bản gốc.］
Giải thích: ［Bằng chứng đầy đủ / Cần đặt thêm câu hỏi / Có những lo ngại liên quan đến công việc được nêu ra］
Tiêu chí diễn giải: ［Câu trả lời nào ủng hộ nhận định này?］
Nhu cầu đào tạo và các vấn đề theo dõi: ［Điền vào］
Bước tiếp theo: ［Sắp xếp các cuộc phỏng vấn tiếp theo/thông tin bổ sung/thảo luận về các vị trí tuyển dụng khác/kết thúc quy trình này.］
Người phụ trách/Ngày dự kiến thông báo: ［Điền vào］
Mỗi câu hỏi có thể sử dụng lại phần "Bằng chứng cho câu trả lời" thông qua các mục "Nhu cầu đào tạo". "Bằng chứng đầy đủ" cho thấy câu trả lời cung cấp phương pháp thảo luận; việc liệu công việc có thể hoàn thành tại chỗ hay không vẫn cần được xác nhận thêm.
Ví dụ, cụm từ "khả năng bàn giao ca tốt" có thể được thay đổi thành: "đề cập rằng anh ấy sẽ ghi lại các đơn hàng chưa hoàn thành, kết quả liên lạc và các phản hồi đang chờ xử lý, và xác nhận bằng lời nói với đồng nghiệp tiếp nhận ca." Bằng cách này, người giám sát khác cũng có thể hiểu được lý do đằng sau đánh giá đó.
Phần Bốn: Mẫu thư mời phỏng vấn
Chào ［Tên］ , cảm ơn bạn đã đăng ký ［Thương hiệu/Cửa hàng］ thay vì ［Chức danh công việc］ .
Chúng tôi trân trọng mời bạn tham dự ［Hình thức phỏng vấn］ , dự kiến kéo dài ［Thời gian hoặc khoảng thời gian］ . Mục đích chính là để xác nhận giờ làm việc bạn có thể tham gia và thảo luận về dịch vụ khách hàng cũng như hoạt động của cửa hàng.
Lịch trình: ［Ngày phỏng vấn trực tiếp hoặc hạn chót cho vòng phỏng vấn trực tuyến đầu tiên］
Vị trí hoặc liên kết: ［Điền vào］ . Chế phẩm: ［Điền thông tin theo đúng quy trình thực tế.］ .
Nếu cần điều chỉnh lịch trình hoặc gặp bất kỳ sự cố vận hành nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua ［Thông tin liên hệ］ hoặc ［Người liên hệ］ . Chúng tôi dự kiến sẽ thông báo cho bạn về các bước tiếp theo qua ［Khoảng thời gian hoặc ngày tháng］ .
Nếu sử dụng hình thức phỏng vấn sơ bộ trực tuyến, vui lòng nêu rõ có yêu cầu ghi âm hay ghi hình và thiết bị cần thiết, để ứng viên nắm rõ quy trình trước khi bắt đầu.
Sử dụng bộ công cụ phỏng vấn trong tuyển dụng hàng ngày.
Bạn có thể bắt đầu bằng cách chọn một vị trí tuyển dụng hiện đang có người phụ trách, sau đó chọn ba trong sáu tình huống công việc phù hợp nhất, đồng thời xác nhận khung giờ phỏng vấn. Sau cuộc phỏng vấn, hãy kiểm tra xem mỗi nhận định có bằng chứng hỗ trợ hay không và những câu hỏi nào cần được làm rõ.
Văn bản, câu hỏi và phương pháp ghi chép liên quan có thể được sử dụng kết hợp với hướng dẫn tuyển dụng nhân viên toàn thời gian và hướng dẫn tuyển dụng nhân viên bán thời gian của cửa hàng .
Ngay cả khi không có người phụ trách nhân sự chuyên trách, bạn vẫn có thể có một quy trình phỏng vấn rõ ràng và bài bản.
Ngay cả khi việc tuyển dụng do chủ sở hữu hoặc quản lý cửa hàng thực hiện, bạn vẫn có thể xác định trước các yêu cầu công việc, mời ứng viên hoàn thành cuộc phỏng vấn trực tuyến ban đầu và sử dụng báo cáo để lên kế hoạch cho bước tiếp theo. Hệ thống phỏng vấn MIND Interview được nhiều công ty niêm yết sử dụng. Trong khoảng thời gian hơn một năm, MIND Interview đã hỗ trợ tổng cộng hơn 20.000 lượt phỏng vấn.
MIND Interview Simplified Edition tích hợp các công cụ phỏng vấn mà các doanh nghiệp sử dụng vào quy trình tuyển dụng hàng ngày của bạn. Phân tích CV, phỏng vấn bằng AI và báo cáo phỏng vấn giúp bạn xem xét thông tin ứng viên trước khi dành thời gian phỏng vấn vào các chi tiết công việc cần thảo luận thêm. Bạn xem xét thông tin và đưa ra quyết định tuyển dụng cuối cùng.
Hãy chuẩn bị thông tin về vị trí tuyển dụng hiện tại, số lượng hồ sơ dự tuyển và số lượng cuộc phỏng vấn dự kiến, đồng thời tìm hiểu cách MIND Interview Simplified Edition có thể hỗ trợ quá trình tuyển dụng cho cửa hàng của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Các câu hỏi mà chủ doanh nghiệp và HR thường quan tâm:
Bộ công cụ phỏng vấn tuyển dụng này bao gồm những gì?
Mẫu phỏng vấn bao gồm danh sách kiểm tra trước phỏng vấn, quy trình gợi ý, sáu câu hỏi tình huống liên quan đến công việc, các điểm chính cần lưu ý cho câu hỏi tiếp theo và nhận xét, phần ghi nhận đánh giá có thể sao chép và văn bản mời phỏng vấn. Nội dung có thể được điều chỉnh tùy theo vị trí tuyển dụng thực tế.
Bộ công cụ phỏng vấn này có thể được sử dụng bởi cả nhân viên toàn thời gian và bán thời gian không?
Các câu hỏi cốt lõi liên quan đến công việc thực tế có thể được chia sẻ, sau đó được bổ sung tùy theo trách nhiệm, ca làm việc và nhu cầu đào tạo của từng vị trí tuyển dụng. Nên sử dụng một bộ câu hỏi cốt lõi và các điểm quan sát nhất quán cho cùng một vị trí tuyển dụng.
Liệu hồ sơ phỏng vấn có thể được sử dụng trực tiếp như điểm xét tuyển không?
Mẫu này dùng để tổng hợp bằng chứng công việc, không phải là bài kiểm tra năng lực được xác nhận. Cơ sở cho mỗi câu trả lời cần được ghi lại, bất kỳ chỗ trống nào trong câu trả lời cần được bổ sung, và người quản lý cửa hàng hoặc người giám sát tuyển dụng nên đưa ra đánh giá toàn diện.