Sau khi phỏng vấn hoàn tất, nếu cửa hàng quyết định không tiếp tục sang giai đoạn tiếp theo, kết quả phỏng vấn cần được thông báo rõ ràng qua một kênh được chỉ định. Thông báo không cần quá dài, nhưng cần cho ứng viên biết liệu cuộc phỏng vấn đã kết thúc hay chưa, thay vì phải chờ đợi vô thời hạn để nhận được phản hồi.
Trước tiên, hãy xác nhận rằng quyết định nội bộ đã được đưa ra.
Hãy xác minh lại các vị trí tuyển dụng, ứng viên, tình trạng phỏng vấn và kết luận của người giám sát. Nếu các bài tập trên lớp vẫn đang được thảo luận hoặc tài liệu vẫn đang chờ xử lý, hãy giải quyết các vấn đề cần xác nhận trước. Không nên yêu cầu thêm tài liệu cùng lúc với việc một đồng nghiệp khác thông báo cho bạn rằng hồ sơ đã được đóng lại.
Hồ sơ nội bộ ghi lại tất cả thông tin liên quan đến công việc và người đã xác nhận thông tin đó. Đối với các giải thích bên ngoài, cần tuân theo quy trình của công ty và sử dụng phiên bản nhất quán, tránh sử dụng sở thích cá nhân hoặc các giả định chưa được kiểm chứng của người phỏng vấn làm lý do từ chối.
Mẫu thông báo ngắn gọn
Chào ［Tên］ , cảm ơn bạn đã tham gia phỏng vấn với ［Cửa hàng/Cơ hội việc làm］ và cảm ơn bạn đã dành thời gian chia sẻ kinh nghiệm của mình.
Sau quá trình đánh giá tuyển dụng này, chúng tôi đã quyết định không tiếp tục với quy trình tuyển dụng tiếp theo, và quy trình này kết thúc tại đây. Cảm ơn bạn đã quan tâm đến vị trí này; nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về quy trình, vui lòng liên hệ ［Người liên hệ］ .
Có thể điều chỉnh cách diễn đạt để phù hợp với giọng điệu của thương hiệu, nhưng kết quả cần truyền đạt phải rõ ràng. Nếu công ty không có kế hoạch liên hệ tiếp theo đã được xác nhận, đừng đưa ra lời hứa về việc ưu tiên thông báo hoặc đảm bảo cơ hội trong tương lai.
Nếu phương án làm việc không khớp, hãy giải thích những điểm khác biệt đã được xác nhận.
Ví dụ, nếu số giờ làm việc có sẵn đã được xác nhận khác với ca làm việc yêu cầu cho vị trí đó, bạn có thể giải thích bằng cách sử dụng định dạng trả lời của công ty: "Thời gian ［Khoảng thời gian］ yêu cầu vào lúc này khác với thời gian hiện có sẵn." Đừng đổ lỗi cho sự không khớp về thời gian là do thiếu năng lực hoặc thái độ.
Nếu có những vị trí tuyển dụng khác phù hợp, hãy liên hệ với ứng viên để xác nhận sự sẵn lòng tìm hiểu thêm thông tin trước khi cung cấp các yêu cầu cụ thể cho vị trí đó. Đây là cuộc thảo luận riêng biệt và không cấu thành sự chấp nhận hay giới thiệu trực tiếp.
Danh sách và trạng thái liên hệ sẽ được cập nhật sau khi nhận được thông báo.
Ghi lại ngày gửi, phương thức thông báo, liệu có thắc mắc nào chưa được giải đáp hay không, và trạng thái của quá trình này. Các ứng viên có hồ sơ đã được đóng sẽ không tiếp tục nhận được lời nhắc phỏng vấn cho các vị trí tuyển dụng ban đầu, và người liên hệ chịu trách nhiệm phải cập nhật lịch trình cho phù hợp.
Thông tin ứng viên và phương thức lưu giữ hồ sơ sẽ được xử lý theo quy trình hiện hành của công ty. Nếu có kế hoạch tuyển dụng trong tương lai, vui lòng xác nhận sự đồng ý của ứng viên về việc được liên hệ và khung thời gian khả thi. Một đơn ứng tuyển duy nhất không nên được coi là sự đồng ý cho tất cả các lần sử dụng tiếp theo. Việc đóng đơn ứng tuyển rõ ràng cũng giúp các phòng kinh doanh biết được những ứng viên nào không còn đủ điều kiện.
Để có đầy đủ các câu hỏi cốt lõi và các trường thông tin cần ghi nhận, bạn có thể sử dụng bộ công cụ phỏng vấn của cửa hàng ; để chuẩn bị nội dung công việc trước khi đăng tải, vui lòng tham khảo hướng dẫn tuyển dụng toàn thời gian của cửa hàng .
Ngay cả khi không có người phụ trách nhân sự chuyên trách, bạn vẫn có thể có một quy trình phỏng vấn rõ ràng và bài bản.
Ngay cả khi việc tuyển dụng do chủ sở hữu hoặc quản lý cửa hàng thực hiện, bạn vẫn có thể xác định trước các yêu cầu công việc, mời ứng viên hoàn thành cuộc phỏng vấn trực tuyến ban đầu và sử dụng báo cáo để lên kế hoạch cho bước tiếp theo. Hệ thống phỏng vấn MIND Interview được nhiều công ty niêm yết sử dụng. Trong khoảng thời gian hơn một năm, MIND Interview đã hỗ trợ tổng cộng hơn 20.000 lượt phỏng vấn.
MIND Interview Simplified Edition tích hợp các công cụ phỏng vấn mà các doanh nghiệp sử dụng vào quy trình tuyển dụng hàng ngày của bạn. Phân tích CV, phỏng vấn bằng AI và báo cáo phỏng vấn giúp bạn xem xét thông tin ứng viên trước khi dành thời gian phỏng vấn vào các chi tiết công việc cần thảo luận thêm. Bạn xem xét thông tin và đưa ra quyết định tuyển dụng cuối cùng.
Hãy chuẩn bị thông tin về vị trí tuyển dụng hiện tại, số lượng hồ sơ dự tuyển và số lượng cuộc phỏng vấn dự kiến, đồng thời tìm hiểu cách MIND Interview Simplified Edition có thể hỗ trợ quá trình tuyển dụng cho cửa hàng của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Các câu hỏi mà chủ doanh nghiệp và HR thường quan tâm:
Nếu nhận được thư từ chối, tôi có nên tiết lộ tất cả những lời nhận xét của người phỏng vấn không?
Xử lý tin nhắn theo quy trình phản hồi bên ngoài của công ty, tránh đưa ra những suy luận chưa được xác nhận hoặc những bình luận không liên quan đến công việc. Nếu cần làm rõ, hãy sử dụng thông tin đã được xác nhận và có liên quan đến vị trí tuyển dụng.
Tôi có thể bắt đầu sử dụng hệ thống phỏng vấn như thế nào nếu tôi không có người phụ trách nhân sự chuyên trách?
Trước tiên, hãy phác thảo vị trí tuyển dụng, các yêu cầu thiết yếu và số lượng ứng viên dự kiến. Sau đó, khám phá các công cụ phân tích hồ sơ, phỏng vấn bằng AI và báo cáo có sẵn trong MIND Interview Simplified Edition. Chủ sở hữu hoặc quản lý cửa hàng sẽ xem xét thông tin và quyết định về các cuộc phỏng vấn tiếp theo và quá trình tuyển dụng.