Đối với người quản lý cửa hàng lần đầu tiên tiến hành phỏng vấn, nên chuẩn bị trước "những kỹ năng cần thiết cho công việc này" rồi sau đó mới thiết kế các câu hỏi tương ứng. Mục tiêu của cuộc phỏng vấn là thu thập thông tin để thảo luận, tạo cơ sở cho việc tuyển dụng và đào tạo sau đó, chứ không phải thiết lập một hệ thống chấm điểm phức tạp ngay từ đầu.
Đầu tiên, hãy chọn ba khía cạnh liên quan trực tiếp đến công việc.
Lấy công việc lễ tân nói chung làm ví dụ, các bước có thể là: xác nhận nhu cầu, xác minh thông tin và bàn giao cho nhóm. Xác nhận nhu cầu nghĩa là hỏi khách hàng xem họ muốn gì; xác minh thông tin nghĩa là xác nhận lại các chi tiết dựa trên thông tin sản phẩm hoặc đơn đặt hàng; và bàn giao cho nhóm nghĩa là giải thích bất kỳ nhiệm vụ nào chưa hoàn thành và xác nhận rằng nhóm đã tiếp quản.
Nếu vị trí tuyển dụng cũng yêu cầu vận hành thiết bị hoặc quản lý kho, hãy bổ sung các kỹ năng/phẩm chất tương ứng. Không đưa ngoại hình, cách nói chuyện hoặc thông tin cá nhân không liên quan rõ ràng đến công việc vào tiêu chí đánh giá.
Chuẩn bị các câu hỏi và câu hỏi tiếp theo cho từng khía cạnh.
Ví dụ, khi xác minh thông tin, bạn có thể hỏi, "Nếu giá sản phẩm khác với giá hiển thị trên màn hình thanh toán, bạn sẽ xử lý như thế nào?" Tiếp theo, hãy hỏi, "Bạn sẽ kiểm tra thông tin nào trước tiên? Nếu bạn không có quyền chỉnh sửa, bạn sẽ xử lý ra sao?" Bằng cách này, bạn có thể nắm được các bước và cách thức nhận được sự trợ giúp, thay vì chỉ nói "cẩn thận và có trách nhiệm".
Trước tiên, hãy viết ra những điều bạn muốn biết, sau đó lắng nghe cách tiếp cận của ứng viên. Có thể có nhiều hơn một cách tiếp cận hợp lý; sau khi hỏi về tiền đề và lý do, hãy thảo luận theo đúng quy trình của cửa hàng.
Thay thế những ấn tượng mơ hồ bằng ba trạng thái ghi nhận.
"Đủ bằng chứng" có thể được ghi chú như sau: Mô tả và xác minh các mặt hàng và điều kiện hoạt động, sau đó yêu cầu người giám sát xác nhận. "Cần bổ sung" có thể được ghi chú như sau: Chỉ nói rằng sẽ liên hệ với người giám sát, nhưng chưa nêu rõ cần cung cấp thông tin gì trước. "Mối quan ngại cụ thể" cần kèm theo câu trả lời, chẳng hạn như hứa điều chỉnh giá mà không xác nhận, cần phải tìm hiểu thêm về thẩm quyền liên quan.
Đây là những ví dụ về đánh giá của con người, không phải là chấm điểm bài kiểm tra được xác thực. Trạng thái này cần đi kèm với các câu trả lời hỗ trợ để người giám sát có thể xác định xem có cần đặt thêm câu hỏi, đào tạo hoặc thảo luận để đánh giá sự phù hợp với công việc hay không.
Trước khi so sánh, hãy xác nhận rằng thông tin là đầy đủ.
Nếu một ứng viên được hỏi ba câu hỏi trong khi ứng viên kia chỉ được hỏi một câu, thì sự thiếu sót này trong hồ sơ không thể được quy trực tiếp cho sự khác biệt về khả năng. Trước tiên, hãy điền đầy đủ các câu hỏi cốt lõi và kiểm tra xem cả hai ứng viên có nhận được cùng một thông tin về kinh nghiệm làm việc hay không.
Khi thảo luận về kết quả, hãy tách riêng theo cấp bậc, ngày bắt đầu và bằng chứng về năng lực, sau đó liệt kê các bước tiếp theo. Sếp hoặc quản lý cửa hàng có thể sử dụng phương pháp này để tổ chức một số cuộc phỏng vấn nhỏ trước; khi cần các công cụ hỗ trợ, thông tin về các vị trí tuyển dụng và thông tin phỏng vấn ban đầu có thể được tổng hợp lại để sử dụng cùng một dữ liệu cho mỗi cuộc thảo luận.
Để có đầy đủ các câu hỏi cốt lõi và các trường thông tin cần ghi nhận, bạn có thể sử dụng bộ công cụ phỏng vấn của cửa hàng ; để chuẩn bị nội dung công việc trước khi đăng tải, vui lòng tham khảo hướng dẫn tuyển dụng toàn thời gian của cửa hàng .
Ngay cả khi không có người phụ trách nhân sự chuyên trách, bạn vẫn có thể có một quy trình phỏng vấn rõ ràng và bài bản.
Ngay cả khi việc tuyển dụng do chủ sở hữu hoặc quản lý cửa hàng thực hiện, bạn vẫn có thể xác định trước các yêu cầu công việc, mời ứng viên hoàn thành cuộc phỏng vấn trực tuyến ban đầu và sử dụng báo cáo để lên kế hoạch cho bước tiếp theo. Hệ thống phỏng vấn MIND Interview được nhiều công ty niêm yết sử dụng. Trong khoảng thời gian hơn một năm, MIND Interview đã hỗ trợ tổng cộng hơn 20.000 lượt phỏng vấn.
MIND Interview Simplified Edition tích hợp các công cụ phỏng vấn mà các doanh nghiệp sử dụng vào quy trình tuyển dụng hàng ngày của bạn. Phân tích CV, phỏng vấn bằng AI và báo cáo phỏng vấn giúp bạn xem xét thông tin ứng viên trước khi dành thời gian phỏng vấn vào các chi tiết công việc cần thảo luận thêm. Bạn xem xét thông tin và đưa ra quyết định tuyển dụng cuối cùng.
Hãy chuẩn bị thông tin về vị trí tuyển dụng hiện tại, số lượng hồ sơ dự tuyển và số lượng cuộc phỏng vấn dự kiến, đồng thời tìm hiểu cách MIND Interview Simplified Edition có thể hỗ trợ quá trình tuyển dụng cho cửa hàng của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Các câu hỏi mà chủ doanh nghiệp và HR thường quan tâm:
Liệu có cần thiết phải thiết kế một bảng chấm điểm 100 điểm trước khi tiến hành phỏng vấn không?
Bạn có thể bắt đầu bằng cách ghi lại thông tin vào ba loại: bằng chứng công việc, câu hỏi cần đặt ra và những mối quan ngại cụ thể, mỗi nhận định đều kèm theo bằng chứng hỗ trợ. Những điểm quan sát rõ ràng sẽ giúp thảo luận dễ dàng hơn so với một tổng điểm không xác định.
Tôi có thể bắt đầu sử dụng hệ thống phỏng vấn như thế nào nếu tôi không có người phụ trách nhân sự chuyên trách?
Trước tiên, hãy phác thảo vị trí tuyển dụng, các yêu cầu thiết yếu và số lượng ứng viên dự kiến. Sau đó, khám phá các công cụ phân tích hồ sơ, phỏng vấn bằng AI và báo cáo có sẵn trong MIND Interview Simplified Edition. Chủ sở hữu hoặc quản lý cửa hàng sẽ xem xét thông tin và quyết định về các cuộc phỏng vấn tiếp theo và quá trình tuyển dụng.