Thư nhắc nhở phỏng vấn tại cửa hàng nên nhắc lại các thỏa thuận đã được thống nhất và tạo điều kiện dễ dàng cho ứng viên trả lời liệu họ có tham dự hay dời lịch. Mục đích là để xác nhận thông tin; sau khi gửi thư nhắc nhở, bạn vẫn cần xem phản hồi thực tế và không nên cho rằng ứng viên chắc chắn sẽ tham dự.
Trước tiên, hãy xác nhận xem thư mời ban đầu đã được hồi đáp hay chưa.
Sắp xếp thông tin thành ba trạng thái: thời gian đã được xác nhận, chưa nhận được phản hồi và yêu cầu thay đổi lịch hẹn. Những người có lịch hẹn đã được xác nhận sẽ nhận được lời nhắc ngắn gọn; những người chưa nhận được phản hồi nên hỏi về thời gian có sẵn; và những người đã yêu cầu thay đổi lịch hẹn nên được xử lý thời gian mới trước, và không nên tiếp tục gửi thông tin về phiên họp cũ.
Bộ phận bán hàng và bộ phận nhân sự cùng sử dụng một hệ thống quản lý lịch làm việc và chỉ định một người liên hệ. Nếu có sự bàn giao ca làm việc, cần ghi rõ nội dung đã gửi và phản hồi cuối cùng để tránh việc ứng viên nhận được thông báo nhắc nhở vào những thời điểm khác nhau.
Mẫu nhắc nhở phỏng vấn trực tiếp
Chào ［Tên］ , xin lưu ý rằng cuộc phỏng vấn theo lịch trình của bạn ［Cơ hội việc làm］ hiện đã được dời sang ［Ngày và giờ］ , tại ［Địa chỉ đầy đủ］ . Vui lòng tìm ［Người liên hệ］ khi đến nơi. Thời gian ước tính cần thiết là ［Thời gian hoặc khoảng thời gian］ .
Nếu có bất kỳ thay đổi nào về lịch trình, vui lòng cho chúng tôi biết qua ［Thông tin liên hệ］ ; nếu bạn cần điều chỉnh thời gian, bạn cũng có thể trả lời kèm theo khung giờ phù hợp để quản lý cửa hàng có thể sắp xếp lại lịch.
Nội dung cần tập trung vào những thông tin thiết yếu cần thiết cho cuộc phỏng vấn này. Nếu ứng viên đã từng đặt câu hỏi trước đó, hãy xác nhận xem đã có ai trả lời chưa trước khi nhắc nhở họ tham dự; đừng chỉ đơn thuần thúc giục họ đến mà không đề cập đến bất kỳ điều kiện nào chưa được giải thích.
Mẫu nhắc nhở kiểm tra sơ bộ trực tuyến
Xin chào, hạn chót để hoàn thành bài kiểm tra sơ bộ trực tuyến ［Cơ hội việc làm］ là ［Ngày và giờ］ , và đường dẫn là ［liên kết］ . Nếu bạn đã hoàn thành rồi, bạn có thể bỏ qua lời nhắc này; nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề nào về vận hành hoặc lịch trình, vui lòng liên hệ ［Người liên hệ］ để được hỗ trợ.
Trước khi gửi, hãy kiểm tra trạng thái hoàn thành mới nhất để tránh nhắc nhở nhiều lần những người đã hoàn thành nhiệm vụ. Nếu ứng viên báo cáo sự cố thiết bị, hãy ghi lại chi tiết và người chịu trách nhiệm xử lý, sau đó giải thích các phương án giải quyết tiếp theo khả thi.
Sau khi nhận được lời nhắc nhở, hồ sơ sẽ có thể chuyển sang bước tiếp theo.
Ghi chú lại thời gian nhắc nhở, phản hồi của ứng viên, liệu lịch trình có thay đổi hay không, và ngày xác nhận tiếp theo. Sau khi lên lịch lại, lịch trình của người phỏng vấn cần được cập nhật tương ứng, và phiên bản mới cần được gửi cho ứng viên để xác nhận.
Khi xem xét quy trình nhắc nhở, hãy kiểm tra xem có bao nhiêu câu hỏi đã được giải quyết trước cuộc phỏng vấn, liệu việc lên lịch lại đã được đồng bộ hóa chưa, và liệu có người chịu trách nhiệm nào trong danh sách những người chưa phản hồi hay không. Đừng nhầm lẫn số lần gửi tin nhắn với kết quả của quy trình; điều thực sự cần được xác nhận là liệu cả hai bên có hiểu cùng một thỏa thuận hay không.
Để có đầy đủ các câu hỏi cốt lõi và các trường thông tin cần ghi nhận, bạn có thể sử dụng bộ công cụ phỏng vấn của cửa hàng ; để chuẩn bị nội dung công việc trước khi đăng tải, vui lòng tham khảo hướng dẫn tuyển dụng toàn thời gian của cửa hàng .
Ngay cả khi không có người phụ trách nhân sự chuyên trách, bạn vẫn có thể có một quy trình phỏng vấn rõ ràng và bài bản.
Ngay cả khi việc tuyển dụng do chủ sở hữu hoặc quản lý cửa hàng thực hiện, bạn vẫn có thể xác định trước các yêu cầu công việc, mời ứng viên hoàn thành cuộc phỏng vấn trực tuyến ban đầu và sử dụng báo cáo để lên kế hoạch cho bước tiếp theo. Hệ thống phỏng vấn MIND Interview được nhiều công ty niêm yết sử dụng. Trong khoảng thời gian hơn một năm, MIND Interview đã hỗ trợ tổng cộng hơn 20.000 lượt phỏng vấn.
MIND Interview Simplified Edition tích hợp các công cụ phỏng vấn mà các doanh nghiệp sử dụng vào quy trình tuyển dụng hàng ngày của bạn. Phân tích CV, phỏng vấn bằng AI và báo cáo phỏng vấn giúp bạn xem xét thông tin ứng viên trước khi dành thời gian phỏng vấn vào các chi tiết công việc cần thảo luận thêm. Bạn xem xét thông tin và đưa ra quyết định tuyển dụng cuối cùng.
Hãy chuẩn bị thông tin về vị trí tuyển dụng hiện tại, số lượng hồ sơ dự tuyển và số lượng cuộc phỏng vấn dự kiến, đồng thời tìm hiểu cách MIND Interview Simplified Edition có thể hỗ trợ quá trình tuyển dụng cho cửa hàng của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Các câu hỏi mà chủ doanh nghiệp và HR thường quan tâm:
Tôi có cần gửi lời nhắc phỏng vấn nhiều lần liên tiếp không?
Các điểm liên lạc có thể được thiết lập theo quy trình của công ty để trước tiên xác nhận xem thư mời ban đầu đã hoàn tất hay chưa và ứng viên đã phản hồi chưa. Các vấn đề như thay đổi lịch trình hoặc sự cố vận hành chỉ nên được giải quyết sau đó để tránh việc gửi thư trùng lặp đến nhiều thời điểm khác nhau.
Tôi có thể bắt đầu sử dụng hệ thống phỏng vấn như thế nào nếu tôi không có người phụ trách nhân sự chuyên trách?
Trước tiên, hãy phác thảo vị trí tuyển dụng, các yêu cầu thiết yếu và số lượng ứng viên dự kiến. Sau đó, khám phá các công cụ phân tích hồ sơ, phỏng vấn bằng AI và báo cáo có sẵn trong MIND Interview Simplified Edition. Chủ sở hữu hoặc quản lý cửa hàng sẽ xem xét thông tin và quyết định về các cuộc phỏng vấn tiếp theo và quá trình tuyển dụng.