Người giám sát ca cần biết cách phân công công việc theo ca, ai chịu trách nhiệm xử lý các trường hợp ngoại lệ và khi nào cần hỗ trợ cho nhân viên mới. Trước khi tuyển dụng, hãy làm rõ phạm vi quyền hạn và trách nhiệm, sau đó sử dụng các câu hỏi tình huống để hiểu cách ứng viên sẽ phân công nhiệm vụ và đưa ra phản hồi.
Trước tiên, cần xác định quyền hạn và trách nhiệm của người đang làm nhiệm vụ.
Liệt kê các vị trí làm việc có thể điều chỉnh, các quyết định cần sự xác nhận của quản lý cửa hàng, thông tin liên hệ cho các trường hợp ngoại lệ và các yêu cầu bàn giao ca làm việc. Nếu chức danh công việc là giám sát ca nhưng không có quyền lập lịch hoặc quyết định hoàn tiền, điều này cần được nêu rõ ngay trong cuộc phỏng vấn để tránh việc ứng viên phải đoán về chính sách của công ty.
Kinh nghiệm cần thiết phải phù hợp với nhiệm vụ. Việc từng lãnh đạo một nhóm trước đây có thể cung cấp một số gợi ý, nhưng vẫn cần phải tìm hiểu về phạm vi trách nhiệm thực tế, các phương pháp được sử dụng và những lĩnh vực cần sự hỗ trợ từ các giám sát viên khác.
Câu hỏi 1: Một nhân viên đột nhiên biến mất trên đỉnh núi.
Câu hỏi: "Nếu một đồng nghiệp không thể đến làm việc trước giờ cao điểm, bạn sẽ kiểm tra những nhiệm vụ nào trước tiên?" Các câu hỏi tiếp theo: "Bạn sẽ sắp xếp vị trí nhân viên như thế nào? Những dịch vụ nào cần được điều chỉnh hoặc báo cáo lên cấp trên?" Hãy quan sát xem bạn có xem xét các nhiệm vụ và khả năng hiện có trước, rồi sau đó mới phân công nhiệm vụ và giải thích những hạn chế hay không.
Điều mấu chốt là ưu tiên công việc và các phương pháp hợp tác, chứ không phải coi việc luôn yêu cầu người khác làm thêm giờ là giải pháp duy nhất. Việc sắp xếp nhân sự thực tế do cửa hàng xử lý theo các quy trình đã được thiết lập.
Câu hỏi 2: Người mới gặp phải các vấn đề trong vận hành
Hỏi: "Làm thế nào để hỗ trợ một người mới chưa chắc chắn về bước tiếp theo và đang rất bận rộn tại công trường?" Các câu hỏi tiếp theo: "Làm thế nào để đảm bảo khách hàng được phục vụ chu đáo? Làm thế nào để cung cấp thêm đào tạo sau đó?" Hãy quan sát xem bạn có thể sắp xếp hỗ trợ trước, hạn chế các thao tác không quen thuộc, và sau đó để lại các bước cần thực hành.
Nếu ứng viên chỉ đổ lỗi cho người mới, hãy đặt thêm câu hỏi về cách duy trì công việc và cách xác minh tính chính xác của thông tin. Ghi lại các phương pháp cụ thể đã sử dụng và các thực tiễn quản lý cần được làm rõ.
Câu hỏi 3: Bất kỳ sự bất thường nào xảy ra trong ca làm việc phải được báo cáo cho ca làm việc tiếp theo.
Hỏi: "Có một vấn đề chưa được giải quyết. Làm thế nào để thông báo tiến độ cho người giám sát kế nhiệm?" Hãy quan sát xem sự việc, các vấn đề đã được xử lý, các vấn đề cần xác nhận, phạm vi trách nhiệm và thời hạn có rõ ràng hay không.
Bạn có thể sử dụng các đơn đặt hàng hoặc vấn đề dịch vụ giả để yêu cầu bên kia viết một báo cáo bàn giao ngắn gọn. Sau đó, người phỏng vấn có thể hỏi, "Người kế nhiệm cần thông tin gì để tiếp tục?" để xác nhận rằng hồ sơ là đầy đủ.
Hãy gửi kết quả phỏng vấn cho người giám sát để phục vụ công tác đào tạo.
Mỗi nhân viên nên ghi chép lại vai trò được giao, các yêu cầu hỗ trợ, hướng dẫn và bàn giao ca làm việc. Các quyền hạn và quy trình đặc biệt của cửa hàng nên được liệt kê trong các chương trình đào tạo, với việc quản lý cửa hàng xác nhận các phương thức hỗ trợ có sẵn khi nhân viên đến. Điều này làm rõ các phương pháp quản lý hiện có và các quy trình của công ty mà nhân viên vẫn cần làm quen.
Để có đầy đủ các câu hỏi cốt lõi và các trường thông tin cần ghi nhận, bạn có thể sử dụng bộ công cụ phỏng vấn của cửa hàng ; để chuẩn bị nội dung công việc trước khi đăng tải, vui lòng tham khảo hướng dẫn tuyển dụng toàn thời gian của cửa hàng .
Ngay cả khi không có người phụ trách nhân sự chuyên trách, bạn vẫn có thể có một quy trình phỏng vấn rõ ràng và bài bản.
Ngay cả khi việc tuyển dụng do chủ sở hữu hoặc quản lý cửa hàng thực hiện, bạn vẫn có thể xác định trước các yêu cầu công việc, mời ứng viên hoàn thành cuộc phỏng vấn trực tuyến ban đầu và sử dụng báo cáo để lên kế hoạch cho bước tiếp theo. Hệ thống phỏng vấn MIND Interview được nhiều công ty niêm yết sử dụng. Trong khoảng thời gian hơn một năm, MIND Interview đã hỗ trợ tổng cộng hơn 20.000 lượt phỏng vấn.
MIND Interview Simplified Edition tích hợp các công cụ phỏng vấn mà các doanh nghiệp sử dụng vào quy trình tuyển dụng hàng ngày của bạn. Phân tích CV, phỏng vấn bằng AI và báo cáo phỏng vấn giúp bạn xem xét thông tin ứng viên trước khi dành thời gian phỏng vấn vào các chi tiết công việc cần thảo luận thêm. Bạn xem xét thông tin và đưa ra quyết định tuyển dụng cuối cùng.
Hãy chuẩn bị thông tin về vị trí tuyển dụng hiện tại, số lượng hồ sơ dự tuyển và số lượng cuộc phỏng vấn dự kiến, đồng thời tìm hiểu cách MIND Interview Simplified Edition có thể hỗ trợ quá trình tuyển dụng cho cửa hàng của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Các câu hỏi mà chủ doanh nghiệp và HR thường quan tâm:
Liệu quy trình phỏng vấn có thể áp dụng chung cho cả giám sát viên ca trực và quản lý cửa hàng không?
Trước tiên, hãy cùng xem xét trách nhiệm thực tế của hai vị trí này. Giám sát ca thường tập trung vào việc phân công lao động và xử lý các trường hợp ngoại lệ, trong khi quản lý cửa hàng cũng có thể chịu trách nhiệm về nhân sự, đào tạo và theo dõi hoạt động, đồng thời cần bổ sung thêm các câu hỏi tùy theo nhiệm vụ được giao.
Tôi có thể bắt đầu sử dụng hệ thống phỏng vấn như thế nào nếu tôi không có người phụ trách nhân sự chuyên trách?
Trước tiên, hãy phác thảo vị trí tuyển dụng, các yêu cầu thiết yếu và số lượng ứng viên dự kiến. Sau đó, khám phá các công cụ phân tích hồ sơ, phỏng vấn bằng AI và báo cáo có sẵn trong MIND Interview Simplified Edition. Chủ sở hữu hoặc quản lý cửa hàng sẽ xem xét thông tin và quyết định về các cuộc phỏng vấn tiếp theo và quá trình tuyển dụng.